Cẩm nang công tác văn phòng

388 Thông cáo báo chí nên được viết theo giọng tin tức báo chí. Nếu như thông cáo báo chí chỉ là một bản thông báo đơn giản hay chỉ là một phần thông tin để gợi mở ra một bài báo trong tương lai thì tốt nhất nên viết theo một mẫu cơ bản gọi là hình tháp ngược. Mô hình này đơn giản có nghĩa là những thông tin quan trọng nhất và có khả năng tác động rộng rãi nhất được đặt vào phần mở đầu, và trong phần dẫn dắt câu chuyện, những thông tin ít tập trung, ít quan trọng hơn sẽ được đưa ra theo mức độ giảm dần. Khi viết cần tránh những lời công bố cường điệu và không có bằng chứng, hãy đưa ra các thông tin thực và có thể sử dụng được. Tìm cách hợp lý để làm nổi bật cơ quan, tổ chức mình và tập trung vào các tâm điểm. Cần cho công chúng thông qua báo giới thấy được hình ảnh của cơ quan, tổ chức mình, những gì ta muốn thông báo cho công chúng. Hãy trình bày vấn đề rõ ràng và chi tiết sao cho người ta thấy vấn đề phải được hình dung như thế nào (Thí dụ: sản phẩm mới hay biết dịch vụ mới hoạt động như thế nào). Vì vậy, cũng không nên dùng các thuật ngữ quá chuyên môn (biệt ngữ), mà hãy sử dụng ngôn ngữ thông dụng khi viết thông cáo báo chí. 3. Chi tiết liên lạc (Chú thích bổ sung): tên, chức danh, số điện thoại, địa chỉ trang web (nếu có) được ghi rõ ràng và in đậm.