Cẩm nang công tác văn phòng

390 nước, hiệp hội, tổ chức, cộng đồng nơi nhân viên sinh sống; những nhóm khác có quan tâm đặc biệt. Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn, nêu rõ: chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng có thông tin về khả năng tham dự của cơ quan thông tấn, báo chí. d) Khả năng phóng viên có được viết chính xác, với đầy đủ dẫn chứng, số liệu cùng trao đổi kiểm chứng bằng điện thoại trước khi công bố không. Hãy tính trước những câu hỏi khó mà nhà báo có thể đặt ra. Hãy chuẩn bị câu trả lời một cách ngắn gọn và tích cực. e) Lựa phát ngôn viên: là người hiểu biết về tổ chức và tình huống khủng hoảng đang xảy ra; khéo léo phản ứng nhanh trong khi chờ “nói hết, nói sớm, nói sự thật”; ngoại hình phù hợp, trông uy tín, chân thật, thẳng thắn, và đáng tin; phát âm chuẩn, sử dụng từ ngữ linh hoạt phù hợp tùy theo đối tượng; thoải mái và tự tin khi giao thiệp với giới truyền thông, với công chúng và có thể thiết lập niềm tin với họ. f) Người phát biểu khai mạc và bế mạc; người giới thiệu ban tổ chức (đặc biệt đối với các quan chức chính phủ). Cử người dẫn chương trình (MC) của