Cẩm nang công tác văn phòng

391 buổi họp báo: phải là người biết giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi người nghe được; không cần và không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp; có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới. g) Những nội dung lời phát biểu khai mạc của ban tổ chức, từ đó viết sẵn những ý chính của bài phát biểu đó tập trung vào vài ba ý chính. Khi ra bài thông cáo báo chí đầu tiên, cần lưu ý rằng thông tin cung cấp phải được thu thập từ nguồn đáng tin cậy và được xác nhận, không vượt xa giới hạn và tránh biện hộ, không vượt quá giới hạn cho phép trong quá trình cung cấp thông tin, chuẩn bị trước những lời phát biểu với giới truyền thông, linh hoạt tùy tình hình và hãy cố gắng đơn giản hóa tình hình. Thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo. Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất. Nên thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện. Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số báo và đài truyền hình mà chỉ nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng tôi sẽ cố gắng cử phóng viên đến đưa tin...”, thì đó là lúc cần xem lại phần nội dung sự kiện.