Cẩm nang công tác văn phòng

393 trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương. Không gian ngoài trời cũng có thể được lựa chọn, song phải có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh và âm thanh thu về không phải chỉ toàn nghe... tiếng gió. k) Ngày và giờ của cuộc họp báo một cách cẩn thận. Kiểm tra sự kiện này trong cả lịch trình dài hạn của các cơ quan, tổ chức để đảm bảo không có mâu thuẫn với các sự kiện thông tin khác ngày hôm đó. Giờ họp báo thích hợp nhất thường là vào giữa buổi sáng hoặc đầu giờ chiều. l) Việc sử dụng phương tiện nghe nhìn như phương tiện hỗ trợ hình ảnh (ví dụ, sơ đồ lớn để quan chức có thể trình bày trong cuộc họp báo). Nên đặt những phương tiện này gần với người trình bày để sau này chúng xuất hiện trên phương tiện truyền thông. Những minh họa trực quan cũng cần được in ra và cho vào cặp tài liệu họp báo để phóng viên có thể tham khảo khi viết bài và in báo hay truyền thanh. m) Có cần kiểm tra giấy tờ báo giới và những người tham dự khác? Cũng như vậy, là vấn đề giấy mời đối với những người tham dự. 2. Cần tiến hành kịp thời những công việc sau đây: