Cẩm nang công tác văn phòng

394 a) Tổ chức diễn thử họp báo trước ngày họp báo chính thức, nhất là khi ban tổ chức không cảm thấy không an tâmvới việc trả lời câu hỏi. Việc diễn tập (đóng giả hỏi - đáp) cho phép ban tổ chức xác định được những sơ hở có thể trong khi trả lời. Diễn tập chính là lúc phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như người dẫn chương trình đã làm đúng yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa, hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hay không?... b) Thông báo cho báo giới. Ngoài những phóng viên thường xuyên quen biết, nên mở rộng danh sách phóng viên tùy thuộc chủ đề. Ví dụ, nếu nội dung họp báo về giáo dục - đào tạo, nên thông báo cho những phóng viên về giáo dục - đào tạo nói chung. Hãy duy trì một danh sách cập nhật các địa chỉ liên hệ với giới truyền thông. • Lên danh sách tên các phóng viên, cơ quan của họ, lĩnh vực quan tâm, địa chỉ làm việc và nhà riêng, số điện thoại di động, fax và địa chỉ thư điện tử. Cũng nên lập danh sách riêng các phóng viên theo lĩnh vực chuyên môn và theo khu vực địa lý. • Đảm bảo rằng các danh sách này được cập nhật.