Cẩm nang công tác văn phòng

395 • Biết cách thức mỗi phóng viên muốn nhận tin – bằng fax, điện thoại, thư điện tử. • Biết thời hạn đưa tin của mỗi phóng viên và không gọi điện thoại trong thời gian đưa tin. • Tìm xem ai trong giới truyền thông quyết định tin tức nào sẽ được đăng và vào thời điểm nào trong ngày, trong tuần hoặc tháng quyết định đăng tin được đưa ra. Tìm hiểu xem một hãng truyền thông muốn được thông báo trước trong bao lâu trước khi diễn ra một sự kiện. (Theo Báo ch , truyền thông và công nghệ thông tin) c) Gọi điện cho phóng viên trước sự kiện (một hoặc hai ngày) để nhắc họ. Nên tìm hiểu xem ai sẽ đến, ai không đến để sắp xếp phòng họp phù hợp. d) Lên lịch thông báo về cuộc họp báo. e) Gửi fax hoặc thư điện tử cho báo chí ở xa, có quan tâm nhưng không thể đến dự họp báo. f) Dự trù đủ thời gian để viết tin, in ấn, tập hợp và vận chuyển tư liệu liên quan, như túi tài liệu, trang thông tin/số liệu, thông cáo báo chí, tiểu sử và tranh ảnh. g) Chuẩn bị chính sách thủ tục về thông tin: có trung tâm thông tin, tách rời nơi xảy ra khủng hoảng; nhất quán những qui định thiết lập cho trung tâm