Cẩm nang công tác văn phòng

396 thông tinquyết định vị trí cho các buổi phỏng vấn và họp báo. giới hạn các buổi phỏng vấn cho phát ngôn viên và đối xử ngang bằng với các nhóm phóng viên. h) Thảo luận với người dẫn chương trình và người diễn thuyết: một hoặc hai ngày trước buổi họp báo cần gặp gỡ trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Lưu ý xem trước những nội dung nào được phát ngôn, chỉnh lý những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề; có phương án hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi. i) Đáp ứng các nhu cầu về phương tiện kỹ thuật cho báo giới. Bố trí chiếu sáng, nguồn điện đặc biệt, phiên dịch, thiết bị nghe có nhiều đầu ra. Đảm bảo chắc chắn các thiết bị cần dùng sẽ hoạt động tốt. j) Phân công cán bộ trông nom hậu cần cho cuộc họp. Vào ngày họp báo, người đó phải có mặt tại địa điểm từ sớm và phải sẵn sàng giải quyết những vấn đề không lường trước, ví dụ như tiếng ồn bên ngoài, thời tiết xấu nếu đó là cuộc họp báo ngoài trời. k) Phải có đủ tên, số điện thoại, điện thoại di động của những cán bộ chủ chốt tại địa điểm, như đội trưởng an ninh, đội trưởng bảo dưỡng kỹ thuật và nhân viên quan hệ công chúng.