Cẩm nang công tác văn phòng

397 l) Cần làm bảng đăng ký phóng viên và khách mời có mặt. Nếu địa điểm họp báo ở ngoài trụ sở, cần xác định xem có cần phòng riêng hoặc địa điểm thích hợp để tổ chức cuộc họp báo hay không. Nếu người phát ngôn là quan chức chính phủ cao cấp thì việc đảm bảo an ninh sẽ như thế nào? Cần có đủ diện tích để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật của phóng viên. Mặc dù ở nơi khác bạn là khách, tại sân nhà bạn là chủ nhà chịu trách nhiệm cho mọi mặt của sự kiện. Mọi trục trặc có thể xảy ra. Ví dụ, một quan chức chính phủ đi mất hàng giờ để đến trao thiết bị cho một bệnh viện. Ông ta và thư ký báo chí của ông đều biết sẽ trả lời câu hỏi của phóng viên sau lễ trao tặng, nhưng họ quên không thu xếp một chỗ cho tình tiết này. Vị quan chức này tổ chức họp báo với 15 phóng viên tại sảnh của bệnh viện, với một ban nhạc nhà trường chơi rất ầm ĩ làm phóng viên chẳng nghe được gì, còn địa điểm thì quá chật chội không đủ chỗ cho phóng viên truyền hình thu hình. Ít nhất trước sự kiện nàymột tuần, người phát ngôn lẽ ra phải yêu cầu bệnh viện dành cho một phòng để họp báo, thông báo cho giới truyền thông biết địa điểm và thời gian, và cùng trợ lý báo chí đến