Dịch vụ scan tài liệu của VHMT đáp ứng tất cả các nhu cầu scan của khách hàng với giá cả cạnh tranh nhất. Cho phép scan các tài liệu cứng thành các định dạng số khác nhau theo yêu cầu của khách hàng: PDF, TIFF,  JPG, PNG… 

Hiện tại dịch vụ scan tài liệu của VHMT gồm 2 gói dịch vụ chính: Dịch vụ scan Onsite và Offsite

Tại sao cần dịch vụ scan tài liệu?

Tài liệu quá nhiều, thông tin ít được sử dụng, nhưng vẫn cần lưu trữ theo quy định của công ty hoặc các quy định bảo mật của ngành.

Tài liệu cần tra cứu sử dụng thường xuyên, nhưng tìm kiếm mất rất nhiều thời gian do lưu trữ thủ công bằng bản cứng

Bạn cần scan tài liệu số lượng lớn, trong thời gian ngắn nhưng chưa có kinh nghiệm, thiết bị và nhân sự triển khai

ƯU ĐIỂM CỦA DỊCH VỤ

Scan nhanh chóng, chính xác, sắc nét. Đảm bảo đúng thời gian cam kết

Chi phí triển khai cạnh tranh do là nhà phân phối độc quyền của các thương hiệu máy scan hàng đầu trên thế giới

Scan được mọi loại kích thước tài liệu từ nhỏ nhất đến kích thước 2 lần A0 hay các loại khổ sách báo, tranh ảnh đặc biệt

Giữ nguyên vẹn tài liệu gốc sau scan dù là tài liệu cũ, cổ

Tư vấn các giải pháp quản lý hiệu quả ngay sau scan

Giúp khách hàng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Quy trình scan tài liệu tại VHMT

Dịch vụ scan tài liệu của VHMT đáp ứng tất cả các nhu cầu scan của khách hàng với giá cả cạnh tranh nhất. Cho phép scan các tài liệu cứng thành các định dạng số khác nhau theo yêu cầu của khách hàng: PDF, TIFF,  JPG, PNG…  Hiện tại dịch vụ scan tài liệu của VHMT gồm 2 gói dịch vụ chính: Dịch vụ scan Onsite và Offsite

Dịch vụ scan tài liệu Onsite: 

Nhân viên của VHMT sẽ mang máy scan đến và thực hiện scan ngay tại văn phòng hoặc địa điểm nào đó do khách hàng chỉ định. Quy trình scan tài liệu của VHMT thường thực hiện qua các bước sau:

• B1: Nhận tài liệu

VHMT tiếp nhận tài liệu từ người đại diện khách hàng. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu, tất cả nhân viên phụ trách việc scan sẽ ký cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin mà họ xử lý theo tiêu chuẩn của hệ thống an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013.

• B2: Chuẩn bị tài liệu

Các bìa cứng, kẹp giấy, đinh kẹp đều được lấy ra khỏi tài liệu. Đồng thời, chúng tôi cũng tiến hành kiểm tra chất lượng tài liệu để tách riêng những trang giấy bị rách hoặc kém chất lượng.

• B3: Scan và thiết lập hệ thống ảnh

Toàn bộ tài liệu được đưa vào scan với các thiết bị của hãng plustek, HP, Kodak…. Công suất tối đa có thể đạt được là 100,000 tờ/ngày. Ảnh scan sẽ được đặt tên tự động theo đúng yêu cầu của khách hàng và được định dạng với TIFF, JPEG, PDF, RTF hoặc Searchable PDF. Bên cạnh đó, phần mềm này cũng thực hiện việc phân loại và thiết lập hệ thống ảnh scan theo các mã vạch (barcode), mã phân tách (patch code), vùng nhận dạng ký tự quang học (OCR, bao gồm cả MICR) và hoàn toàn không giới hạn số lượng vùng, ký tự.

• B4: Kiểm tra chất lượng

Chúng tôi tiến hành kiểm tra ảnh scan theo tiêu chuẩn kỹ thuật của thiết bị scan (12% trên tổng số ảnh hiện có). Những thủ tục kiểm soát chất lượng luôn được thực hiện và duy trì trong suốt quá trình scan theo tiêu chuẩn ISO 9001:2013.

Dịch vụ scan tài liệu: 

VHMT sẽ đến địa điểm của khách hàng nhận tài liệu cần scan để đem về phòng dịch vụ số hoá dữ liệu. Quy trình scan cũng sẽ được thực hiện tương tự như scan tại địa điểm của khách hàng và thông tin sẽ được bảo mật tuyệt đối.

Sau khi các bước của quy trình scan hoàn tất, VHMT cũng sẽ thực hiện giao trả CD, DVD chứa ảnh scan cùng tài liệu giấy tận địa điểm của khách hàng. Ngoài ra, chúng tôi có thể giao trả bằng phương thức tải tập tin chứa ảnh scan lên FTP Server hoặc trang web mà khách hàng cung cấp. Khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và quy trình làm việc  bảo mật của VHMT.

Dịch vụ scan dữ liệu của VHMT giúp Quý công ty giảm thiểu chi phí thay vì mua máy scan riêng. Hơn nữa, còn được hỗ trợ kỹ thuật và các giải pháp, dịch vụ kèm theo như: giải pháp số hóa, chuyển đổi dữ liệu…

Dịch vụ scan tài liệu của VHMT đảm bảo đáp ứng nhu cầu và lợi ích tốt nhất cho khách hàng

Kho lưu trữ tài liệu thông minh

Kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng là công trình được xây dựng lên nhằm phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản và tra cứu các hồ sơ tài liệu một cách khoa học nhất. Tùy vào lượng giấy tờ, hồ sơ tài liệu của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động nhiều hay ít để quyết định xây dựng diện tích và số lượng kho một cách phù hợp. Tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu diện tích sau này gây ra sự khó khăn trong hoạt động cho những người làm văn thư.

Hiểu được vai trò, tầm quan trọng của việc Quản lý giám sát kho lưu trữ tài liệu, VHMT đã nghiên cứu và đưa ra thị trường Hệ thống giám sát kho lưu trữ tài liệu.

TÍNH NĂNG

• Cho phép giám sát và xem trạng thái cảnh báo của hệ thống qua phần mềm web server.
• Cho phép cài đặt ngưỡng nhiệt độ cao, thấp.
• Báo động qua SMS, cài đặt không giới hạn số điện thoại nhận tin nhắn.
• Báo động qua email, cài đặt không giới hạn địa chỉ email nhận cảnh báo.
• Có sẵn wifi và cổng LAN để kết nối mạng internet.
• Xuất báo cáo các sự kiện cảnh báo theo thời gian ra file excel.

VHMT là nhà sản xuất và thiết kế phần mềm theo yêu cầu. Quý khách hàng hoàn toàn có thể yêu cầu thêm bớt tính năng tích hợp trên phần mềm. Chúng tôi luôn luôn lắng nghe và tiếp nhận ý kiến, mong muốn từ Quý khách. Sau đó đưa ra các giải pháp tối ưu nhất nhằm mang đến sự hài lòng nhất có thể.